[沟通管理] 如何做好项目报告

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查看9720 | 回复6 | 2014-5-24 22:48:53 | 显示全部楼层 |阅读模式

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做项目报告,是项目经理的一项很重要的工作内容,报告对象从直接主管到最高层管理者。项目报告做得好不好,不仅关乎项目本身,而且会影响到你个人的成绩和职业发展。“酒香也怕巷子深”的道理咱就不多说了。

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在做项目报告时(包括准备过程),你有没有遇到过以下困扰:



  • 不知该报告什么。感觉一肚子话想给领导说,又不知道领导爱不爱听,或者不知道领导对什么话题感兴趣。
  • 自己讲得津津乐道,领导一点兴趣没有,甚至被领导打断,尴尬不已;
  • 时间不够用,故事/背景刚讲完,还没有切入主题,已经没有时间了;
  • 领导问了一堆问题,自己不知所措。要么没有准备,要么不知道该如何回答;
  • 在做报告时,收到其它部门人的驳斥甚至攻击,下不了台;
  • 报告完后,自己感觉良好,回来后被自己的领导猛批。

在给出一些建议之前,我们要先了解一个事实:领导的级别越高,你就越难知道他/她的喜好;级别越高,对项目的细节就越不了解;级别越高,和你的关注点差异就越大;级别越高,听报告的时间就越短。

那么如何才能做好项目报告呢?我们向领导报告的内容,可以分为两类:正面的内容和负面内容。报告时应该以负面的内容为主,领导没有时间在那里听你大谈功绩,点到为止即可。具体来说,包括:

问题(负面)

1、问题描述(变差+趋势)。描述问题一定要说明你期望的结果是什么,而实际情况又是什么,二者之间的变差是什么。

另外要说明,这个变差的发展趋势是怎样的,也就是说,如果不采取任何措施,变差会继续扩大,还是会缩小。这会影响到领导对问题严重程度或者紧急程度的判断。

2、影响。也就是这个问题对项目或公司的负面影响,可以从下面几个方向描述:时间、成本、质量、客户满意度。

3、临时措施。问题出现了,你或者你的团队已经采取了什么临时措施,以避免损失的扩大或者问题的蔓延。

4、原因。初步判断产生问题的原因,不一定是最终的原因,甚至只是一些猜想。

5、最终解决方案。已经找到根本原因,并且制定了最终的解决方案。如果你需要领导做决策,那么就要拟定几种备选方案。

6、行动计划。行动计划必须要包含责任人和完成时间。

以上这6点不是每次报告都是必要的,这要看处于哪个阶段。比如问题刚出来时,可能只要汇报第1、2点就够了。



重大进展(正面)


1、内容描述(过去Vs今天)。进展是指以前的问题、行动计划,已经发生了积极的改变(如果是消极的改变,以“问题”对待)。所以就要说明,过去是什么情况,现在是什么状态。

比如,上次报告产能不足,需要推动供应商紧急增加产能。这次就可以报告和供应商谈的结果,也许产能没有完全满足,但是供应商已经制定了切实可行的措施,而不至于导致给客户断供的风险。

2、对组织的意义。取得的进展对公司的积极意义,可以从时间、成本、质量和客户满意度去说。比如上面的例子,消除了断供的风险。


重要成果(正面)

1、内容描述。重要成果和重大进展的区别是:进展的参照是你汇报对象已经知道的状态(上次报告过的或者他/她从其它渠道获知的);而成果的参照是项目的过去(领导未必知道)或者其它的项目,它可以是计划之内的,也可以是计划之外的意外收获。


比如,DV试验顺利完成并通过,意味着设计任务的完成,这对项目来说是个重要的成果,具有里程碑的意义。这是项目自身计划之内的事件。

再说一个以其它项目做参照的例子,以前的项目在更新软件时,必须派工程师去客户现场刷软件,费时费力。而在你的项目上,通过与客户沟通,成功地说服了他们购买刷软件的设备,并提供了相关的培训。这样在需要更新软件时,只要把软件直接发给客户就行了,客户也很满意。

2、对组织的意义。可以从时间、成本、质量和客户满意度、内部流程的改善方面去说。


重要变更(可能正面、也可能负面)

1、内容(今天Vs明天)。对变更的描述,和进展有点类似,要说明今天是什么状态,明天将是什么状态。或者说到底要改什么。


2、影响。变更的影响可能是正面的,也可能是负面的。如果是正面的就重点说明对组织的意义;如果是负面的,那么就重点说不力的影响。


3、变更计划。在分析影响的基础上,如果决定要变,那么就要有详细的计划,包括实施方案、时间进度、责任人等。


对汇报的内容清楚了,就知道该准备什么了,在汇报时也应该知道什么是重点了。除此之外,在做报告的过程中还应该注意下面这些要点:



  • 领导的脑子容量有限,报告的时间也有限,不要一次报告很多,而且要抓大放小;
  • 级别越高的领导,对项目的背景和细节就越不了解,所以在切入主题前,最好先简要介绍一下背景,让领导们回过神来,尤其是在很多项目一起回报时,他们需要一个“切换”的过程;
  • 在报告负面的内容时,一定要和相关方提前达成一致,至少要打个招呼,以免别人当面驳斥你,让你下不了台;
  • 准备什么就报告什么。否则就会跑题,而且容易引出自己没有准备的问题,自讨苦吃;
  • 如果有当场回答不了的问题,就老老实实地记下来,不要挖空心思去想,更不能去猜;
  • 给领导提问的时间。不要自己从头讲到尾,甚至中间领导连插话的机会都没有。通常来说,领导需要通过提问来厘清你报告的内容;
  • 报告时要察言观色。如果领导没有耐心听了,赶快调整内容,你准备的内容不一定非要和盘托出。另外,要仔细听弦外之音,大多数领导在表达不满意时都是比较委婉的。
  • 报告时一定要自信,严谨中带点幽默,让别人听起来不会感觉沉闷。


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车研会员,开心每一天!
hhyvgesw | 2015-4-23 20:48:03 | 显示全部楼层
非常好的知识点
车研会员,开心每一天!
趋者势也 | 2016-2-3 09:06:47 | 显示全部楼层
总结的很全面,谢谢分享给大家!
车研会员,开心每一天!
黄Charlin | 2016-2-3 22:31:26 | 显示全部楼层
趋者势也 发表于 2016-2-3 09:06
总结的很全面,谢谢分享给大家!

谢谢您的支持!
车研会员,开心每一天!
wx_A1Oz9os0 | 2016-5-10 18:16:23 来自手机 | 显示全部楼层
总结的很全面,谢谢分享给大家!
车研会员,开心每一天!
5277 | 2017-10-15 00:14:09 | 显示全部楼层
谢谢楼主
车研会员,开心每一天!
butair | 2018-8-11 10:23:10 | 显示全部楼层
楼主V5
车研会员,开心每一天!
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