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三个步骤解决“问题麻木症”

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[LV.9]以此为家

发表于 2020-5-24 16:52:43 | 显示全部楼层 |阅读模式
“问题麻木症”,即组织中存在各种问题,却无人着手解决或无力解决的现象。它有三点表现:问题总是重复出现、小问题迅速发展为大问题以及永远没有责任人。针对“问题麻木症”,企业管理顾问胡浩提出的办法是将问题管理起来。以下为核心内容。
对于问题的管理,无论是在公司还是部门层面开展,都可以采取以下三个步骤。
第一步:问题库与当期问题选择
这里有个核心要点是,管理者要与团队一起发现问题,构建问题库。
无论你是采取头脑风暴,还是世界咖啡,或者其它形式,一定要坐下来倾听团队成员自己所面临的问题和看到的组织中存在的问题。
一般来说,组织一个 20 人左右规模的问题讨论,能发现至少 100 个问题,而且这些问题中的绝大部分早已存在。现在把它们找出来,写下来,贴在墙上,让下属们感受到领导们现在真切地看到了这些问题。
操作的时候,需要注意以下几点:
1.问题并不是抱怨、感受,而是要越具体越好,才能采取行动。问题需要分类。例如按照层级分为公司级问题、部门级问题、个体级问题;还可以分为发生型问题、设定型问题、将来型问题等。
2.一定要找出当期立刻要采取行动的问题。注意选择需要时间不要太长,能在最长 3 个月内解决的问题;选择能够有能力采取解决措施的问题;选择大家觉得解决后对组织和个人有意义的问题。问题不要太多,尤其刚开始,3-5 个足矣。
3.对选择当期要着手解决的问题,进行公示。让所有人都看到,组织要推动解决哪些问题?谁负责推动解决?哪位领导对此问题进行督办?解决的效果怎么样?下一步又有哪些问题开始解决?
记住:让所有成员看到组织对于问题解决的推动,并真的在行动,无论最后问题是否完美地得到了解决,对团队士气和组织文化来讲,都是莫大的鼓励。
第二步:共同分析问题
问题找到了,要思考问题为何存在?为何一直存在?如何解决?没有这些思考,就冲动地安排下属去执行问题解决的任务,往往效果都不好。
此时,还是需要上级领导的投入,与团队一起来分析问题。很多企业就是因为大小问题重复出现,对团队的工作信心造成了极大的打击,混日子的员工就开始多了起来。
因此,分析问题就是寻找产生问题的原因,只有找到最主要的原因或者根本原因,才能真正杜绝问题再次发生的可能。
如果出现以下情况,就代表你已经找到主要原因或根本原因了:
  • 找到的原因可以被直接采取行动处理掉,而不是一个笼统的东西
  • 能直接执行有效的解决方案,预防问题再发生
  • 如果继续分析下去,会碰到另一个问题
  • 通过解决根本原因,问题与标准或期望之间的差异会消除
第三步: 评估问题解决状态,并实施奖励
组织的领导者们必须首先要面对一个现实:很多问题已经存在足够久了,却没人愿意去解决他们,因为似乎和绩效无关。
而另一个更为“残酷”的现实则是,往往下属们都非常清楚该如何解决问题,但他们却没有这么去做,因为他们不认为自己所处的组织鼓励和支持这样的行为。
这两个现实,就是领导者们需要去改变的,这是出现组织惰性的表现。
在安排了问题解决的任务后,不论最终是否解决,都应该进行解决状态的评估,而非不了了之。这个环节需要关注以下内容:
  • 问题是否在约定的时效期内得到解决
  • 解决任务的完成状态
  • 解决方案的有效性和可复制性
如果结果满意或可接受,则进行经验固化和推广,避免问题再发。如果结果不满意,则需要重新分析原因,寻找漏掉的原因。
当组织领导者们抱怨不断增长的薪酬计划都无法让团队成员们充满动力的时候,不妨把激励的资源放到问题管理上来。
当成员们开始自发去寻找对组织改进有意义的问题,并着手解决,真正产生对组织有益的贡献,并由此获得相应的激励的时候,不仅问题改善了,人的积极性也提高了,文化氛围自然也好了。
(内容来源:华为WeLink,2020.5.22)

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