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时间管理GTD——做好时间管理的五个核心步骤

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[LV.9]以此为家

发表于 2020-3-15 18:01:06 | 显示全部楼层 |阅读模式
时间管理GTD(全称:Getting Things Done)翻译成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是 “通过记录的方式把头脑中的各种事情移出来,然后整理安排自己去执行”。这是美国著名时间管理大师戴维·艾伦总结出来的一套目前世界范围内最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法,其方法主要分为五个步骤:

第一步,收集,其目标就是清空大脑
回想一下,在工作中,你什么时候是最慌乱的时候?往往是你的大脑中塞满了无数待办事项的时候。如果你想要认真完成一项工作,可是却有一个人在你耳边,不断提醒你,你明天还要向领导汇报,后天还要和客户见面,周末是女朋友的生日,你要记得买花买礼物,快到月底了,你记得还信用卡和交房租……
你想,这样的话,你怎么可能心静如水地工作呢,只能是心乱如麻了。而我们很多时候,就是这样,那个烦人的声音不是别人,正是我们的大脑,因为我们把太多的待办事项,都塞在大脑里。所以,想要心静如水,专注于当下,第一步,就是要清空我们的大脑。
但是那些事情也很重要啊,所以清空大脑,不是要把那些事情都忘掉,而是另外找到一个'仓库',把那些想法从大脑中搬出去。这个另外的仓库,我们叫'收集箱'。
收集箱的形式有很多种,可以是电脑中的一个文件夹,也可以是你书桌的一个抽屉,还可以用印象笔记、滴答清单等软件作为你的收集箱,当然,最简单的,就是一个笔记本甚至一张白纸。但你应该尽可能地控制收集工具的数量,越少越好,够用即可。
你要做的,就是把所有你想到的事情,全部写到纸上。只注重数量,宁滥勿缺,把你所有的想法都记录下来。有可能你冒出的第一个想法是'解决全球变暖',下一个想法却是'去超市买几包方便面',没有关系,老老实实地记录就可以。
当你把大脑中所有的角落都搜刮了一遍,所有的想法都已经记录了下来,现在你会感觉大脑空空如也,无牵无挂,而你的纸上,怕是已经满满当当。这时,你就为下一步行动做好了准备。

第二步,处理,也叫理清阶段,其目的就是清空收集箱
你的大脑已经平静了,可是你的收集箱里却塞满了各种各样要做的事情和奇奇怪怪的想法。它们不能永远待在收集箱里。我们要做的,就是为收集箱里的每一件事,都分配一个合理的归宿。
清空收集箱栏,你要遵循三个原则:第一,按照顺序处理;第二,一次只想一件事;第三,永远不要把事务放回收集箱。这样做,避免了我们的拖延症和畏难情绪,不会专门挑简单容易的来处理。
那么,我们要如何处理收集箱中的内容呢?最关键的问题,是一直要问自己:下一步行动是什么?
结果可以分为以下几类:
1 不需要采取行动的事项:
一般来说,你会在收集箱中发现一些无法付诸行动的事情,一般可以分成三类:
垃圾:一些过时的信息和资料,我的建议是,不必纠结,果断扔掉。我们处在信息过载的时代,尽量为自己减负,才是生存之道。
待酝酿的事务:比如你的同学邀请你参加婚礼,但是时间是两个月后,你现在还无法确定能否出席。比如你想要去澳洲旅游,可是你不知道自己能不能跟老板请假。这些事情,目前还无法转化为行动,你可以专门再找一张纸,把这些记录下来,这张纸叫做'未来清单'。
参考资料:建议使用印象笔记一类的笔记软件,把这些资料收集归类起来。
2 需要采取行动的事项
除去上面这三类事务,其它的都可以转化为行动。如果手头的事情需要一系列的行动或步骤才能实现它的目标或结果,你就可以将其视为一个项目并将它列为项目清单。
你需要把事务转化为独立、清晰的任务。我举几个典型的例子:比如你可能记录了一条,叫'收拾房间'。你会想到,自己的房间里最乱的是衣服,你要把衣服都整理到衣柜里,可是你的衣柜里有好几件自己根本不会再穿的衣服,占了很多的空间,那么你的下一步行动就转化为'扔掉那些不再穿的衣服'。
再比如,你可能记录了一条,叫'参加会议',那你会想到,你必须和同事小王商量,会议汇报用的PPT是否已经定稿,那你的下一步行动,就转化为'给小王打电话,确认PPT'。
一旦确定了下一步行动,这时,你有三种选择:
  • 如果行动可以在两分钟内完成,那么不要犹豫,马上去做。
  • 如果自己不是完成任务的最佳人选,那么你可以委派他人来做。
  • 对于一些复杂的任务,把任务放在你的组织系统中,再安排时间以后去做。
以上就是 GTD 法的第二步,清空收集箱。这一步的关键,就是问自己下一步行动是什么。对于无法转化为行动的事情,按照垃圾/酝酿事务/参考资料的原则分类,对于可以转化为行动的事物,按照项目清单、马上去做、委托他人去做、以后去做来分类。

第三步,组织,其关键是建立清单,将收集箱的事务分门别类
在第二步时,我们已经消除了一批事务,垃圾我们果断扔掉,两分钟以内的行动我们马上执行,此外,我们也建立两种清单,一种是参考资料,一种是记录待酝酿事务的未来清单。
而在此之外,我们还要准备三种清单:
1 下一步行动清单:
是最核心的清单,里边记录的是你所有接下来需要完成的行动,这样,你在每次开始工作的时候,直接从下一步行动中找到最重要的事情,开始完成就可以了。如果你的下一步行动清单非常丰富,那么你还可以把它分成多个子清单,最简单的方式,就是按照情境来划分。
比如,把所有联系别人的事情,全部列入电话清单中,这样,不论何时何地,在家中还是路上,当你有一些碎片时间的时候,你就可以拿出电话清单,利用点滴时间,完成这些任务。除此之外,你还可以罗列出电脑清单、办公室清单、超市清单等。
2 等待清单:
是那些需要他人完成的任务,但是他们的结果,会影响你的下一步行动,所以你要进行记录和跟踪。等待清单往往和下一步行动清单放在一起,才能取得最佳效用。比如你根据电话清单,给小王打电话,要下周会议的PPT,接下来就转入了等待清单,而当你接到PPT之后,你就要找时间来看,并提出修改意见,那么这时又进入到下一步行动清单。
这样,等待清单和下一步行动清单联动起来,才会让你的工作更高效。
3 日程表:
日程表记录的就是固定时间要完成的任务,比如会议、比如培训、比如和客户约好见面。这里,有一个时间管理的误区,很多人会把每天安排的满满当当,把自己的任务也写入日程表中,而实际上,除了一些必须在固定时间完成的事务外,你的其他任务,可以记录在下一步行动清单中,这样,就保证了每天时间的灵活性。
日程表和等待清单,也可以联动起来,你可以为等待清单的事务,都设定一个截止日期,比如你和小王商量好,要在周五之前,拿到PPT,你就可以把这个日期记录在日程表中,到了周五,如果还没有收到小王的PPT,你再去和他沟通。这样,就把被动的等待,变成了主动的控制。
以上就是GTD法第三步,组织整理的内容,你建立了五类清单:下一步行动清单、等待清单、日程表、未来清单、参考资料。把你收集箱中的任务,分门别类纳入这五类清单中,你的工作就变得更加清晰有序了。

第四步,回顾,其目标就是保障系统的有效运行
如果仅仅是建立清单,却不及时回顾和更新,那么清单往往就变成了摆设,所以定期回顾,才能真正让清单变成行动,让行动改变你。多长时间回顾一次呢?一般分成两种:
1 每天一次的简易回顾
建议在每天一上班来进行,基本上用 5 分钟的时间就好。为了达到心如止水的工作境界,我们把大脑中的事务通过 GTD 法交给了清单,如果用电脑来比喻,我们的大脑,就像是 CPU,只处理当前的任务,而清单就像是硬盘,储存更多的信息,而每天回顾的过程,就是把硬盘数据交给CPU的过程。
你只需要两件事:第一,看一眼你的日程表,确定你今天有哪些必须参加的活动。第二,看你的下一步行动清单,确定你在日程之外,可以完成哪些任务。
为什么要先看日程表呢,因为日程表上记录的都是雷打不动、必须完成的,如果你今天要参加3个会,一天时间都被占用了,那你也就没法去完成下一步行动清单里的大任务了。
2 每周一次的整体回顾
这是你更新和完善自己的清单的过程,就像是为自己的操作系统更新软件和打补丁。每周一次的回顾,你需要关注五件事情:
  • 回顾下一步行动清单,划掉已经完成的任务;
  • 回顾过去一周的日程表,看看参加的日程是否可以转为下一步行动;
  • 回顾等待清单和未来清单,看看哪些事情可以转为下一步行动;
  • 展望下周日程,提前做好准备;
  • 重新收集大脑中的想法,并清空收集箱,更新你的下一步行动清单。
这样,通过每天回顾和每周回顾,你就把你林林总总的事务,都交给清单,为你的大脑彻底减负。

第五步,执行,就是要选择最合适的行动
GTD 法的第五步,是执行,就是完成具体事务的过程。这一步,你可以结合我们在之前介绍的时间管理方法,一起来操作,你一定会事半功倍。
比如,那么多下一步行动,如何选择先做哪个,你就可以采用四象限法。再比如,具体做一件事时,你可以结合番茄工作法,就会让你更有效率。
选择行动方案的三种方法:
1 确定某一时刻具体行动的四标准法:
即根据所处情境、有多少时间、有多少精力和重要性来判断如何选择下一步行动。
2 确定每日工作的三分类法:
即每日工作安排可以执行计划性的事先安排、临时性的突然安排和灵活性的重新安排三种分类标准。
3 判断事情重要性的总体检视六层次法:
即按照人生的五万米高空分六个层次(地面:当前行动;1楼视野:当前项目;2楼视野:职责或角色;3楼视野:目标;4楼视野:愿景;5楼视野:原则和价值)检视自己的工作,

总结:
GTD 追求的是心如止水的境界。为了达到这个境界,我们要借助清单,为大脑减负,让我们每次只专注一件事。具体的方法,是通过五步:收集、清空收集箱、组织整理、定期回顾和执行。核心是永远问自己下一步行动是什么。借助各类清单,管理自己的事务。
GTD 很像是一台全能的机器,功能全面,能覆盖到生活的方方面面,但是也正因为如此,它的操作需要更多时间才能掌握。
所以对于刚刚接触时间管理的朋友,不建议一上来就直接实践 GTD 系统,不妨先使用番茄工作法找找感觉。随着你对于时间的管理越来越有效,你也越来越追求更高效的生活,这个时候,再去进入到 GTD 的世界,你也会感觉自己的人生越来越高效。

(内容转自华为Welink, 2020.3.13)

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